Planeación estratégica: Definición, elementos y etapas

Objetivos de la planeación estratégica

La planeación estratégica es un proceso que establece los objetivos y la dirección general a largo plazo de una organización. Algunos de los objetivos que se pueden lograr con la planeación estratégica son:

• Establecer la dirección y el propósito: Ayuda a la organización a definir su misión, visión y valores fundamentales. Estos elementos determinan la dirección general y el propósito de la organización, proporcionando una guía clara para la toma de decisiones y la asignación de recursos.
• Identificar oportunidades y desafíos: Las organizaciones analizan su entorno interno y externo para identificar oportunidades y desafíos. Esto les permite anticiparse y adaptarse a los cambios del mercado, las tendencias de la industria, las demandas de los clientes y otros factores relevantes.
• Establecer metas: Definir metas y objetivos brinda un marco para orientar las actividades y los esfuerzos de la organización, y permite evaluar su progreso y éxito.
• Priorizar recursos y actividades: Permite identificar las áreas clave en las que se debe enfocar la inversión y determinar las actividades más importantes para lograr los resultados deseados.
• Mejorar la toma de decisiones: Al tener una visión clara de los objetivos y la dirección estratégica, las decisiones pueden tomarse de manera más informada y coherente, evitando acciones contradictorias o complacientes.
• Evaluar y ajustar el desempeño: La planeación estratégica establece indicadores clave de desempeño y mecanismos de seguimiento para evaluar el progreso hacia los objetivos estratégicos. Esto permite identificar áreas de mejora, realizar ajustes y tomar medidas correctivas cuando sea necesario para garantizar el éxito a largo plazo.

La planificación organizacional consta de varios pasos, y en cada etapa es fundamental tener orden y una amplia visión para implementar con éxito cualquier acción. No está de más mencionar que contar con una planificación organizacional ayuda a las empresas a alcanzar sus objetivos.

Importancia de la planeación estratégica

La planeación estratégica juega un papel fundamental en el crecimiento de tu empresa, ya que te ayuda a tener una visión realista del futuro de tu negocio y a enfocar tus esfuerzos para alcanzar los objetivos a mediano y largo plazo. Estos objetivos, a su vez, te permitirán expandir tus estrategias comerciales.

Además, es fundamental contar con un documento que indique la ruta a seguir para alinear las actividades de tu organización y establecer objetivos claros.

Beneficios de la planeación estratégica

A continuación, se presentan otros beneficios importantes de llevar a cabo una planeación estratégica:

• Eficiencia en la toma de decisiones, tanto a nivel directivo como operativo.
• Alineación de las actividades con la visión y misión de la empresa.
• Posicionamiento en el mercado de acuerdo con el estado actual.
• Mejora en la dirección de los esfuerzos de ventas y marketing para obtener mejores resultados.
• Establecimiento de metas y objetivos medibles que facilitan la evaluación del progreso del negocio.

Características de la planeación estratégica

1. Requiere la participación de toda la compañía

La planificación estratégica requiere del liderazgo activo de la mesa directiva, así como de la colaboración entre las gerencias y los colaboradores operativos para lograr el éxito.

2. Es la base de las actividades

Al proporcionar una guía general, la planificación estratégica se convierte en el fundamento de las decisiones mensuales y bimestrales de los gerentes y coordinadores, así como de las acciones cotidianas de los empleados. Idealmente, todas las actividades deben contribuir directa o indirectamente a los objetivos del plan.

3. Tiene componentes medibles

El nivel de rendimiento de las actividades puede ser monitoreado a través de indicadores o KPI (Key Performance Indicators). Por lo tanto, es esencial establecer objetivos cuantitativos para evaluar el avance en cada área.

Elementos de la planeación estratégica

1. Visión, misión y objetivos.
2. Socios clave.
3. Producto, precios, distribución y proveedores.
4. Mercado y clientes.
5. Estrategias de marketing.
6. Análisis del estado de la empresa.

Aunque cada tipo de planeación estratégica puede tener elementos específicos, estos son los más comunes.

1. Visión, misión y objetivos

La planeación estratégica parte de la visión general de la empresa (¿qué se quiere lograr a largo plazo?), su misión (¿por qué existe?) y los objetivos concretos que dan sentido a las actividades (¿qué se debe lograr para alcanzar la visión, de acuerdo con la misión?).

2. Socios clave

Los socios clave son todas aquellas partes interesadas que contribuyen a la consecución de los objetivos. Pueden ser clientes importantes, empresas colaboradoras u otros organismos relevantes.

3. Producto, precios, distribución y proveedores

En esta etapa, se definen las características del producto, el modelo de precios, así como las cadenas de distribución y los proveedores clave. Es útil utilizar un método de gestión de la producción, como el cálculo de requerimiento de materiales realizado en un MRP (Material Requirements Planning).

4. Mercado y clientes

Para la planeación estratégica, es necesario tener un amplio conocimiento sobre la clientela y realizar un análisis de investigación de mercado que considere las oportunidades actuales y la competencia existente.

5. Estrategias de marketing

En este elemento se definen las estrategias de marketing y publicidad en función de las características y necesidades de los clientes, así como del tipo de posicionamiento deseado (digital, offline o una combinación de ambos).

6. Análisis del estado de la empresa

Es fundamental analizar la situación actual de la empresa para determinar los recursos disponibles y realizar ajustes en las actividades cuando sea necesario.

Escenarios en el proceso de planeación estratégica

Al hablar de planeación estratégica para tu empresa, es importante proyectar diferentes escenarios que ayuden a clarificar la toma de decisiones y acciones en función de lo que pueda suceder.

Los escenarios permiten identificar posibles desafíos, tendencias y oportunidades de mercado para tu negocio. Existen diferentes tipos de escenarios, como:

Escenario probable

También conocido como escenario factible, se refiere a todos los eventos que pueden ocurrir y deben considerarse factores causales.

Escenario posible

Son aquellos que son aparentemente válidos o factibles, sin importar si su probabilidad es alta o baja.

Escenario deseable

Son los escenarios ideales a los que aspiras. Forman parte de los escenarios posibles, aunque no necesariamente se materialicen.

Tipos de modelos de planeación estratégica

1. Matriz de factores externos.
2. Matriz de factores internos.
3. Matriz interna y externa.
4. Matriz de posición competitiva.
5. Matriz FODA.
6. Matriz de la gran estrategia.
7. Matriz cuantitativa MPCE.
8. Matriz de Ansoff.
9. Matriz de crecimiento BCG.

Las matrices de la planeación estratégica son herramientas que te permiten seleccionar el plan estratégico adecuado para tus productos o servicios. Estas matrices facilitan el trabajo al establecer metas y objetivos, ya que indican la posición de tus productos o servicios en relación con la competencia, lo que te permite aprovechar mejor las oportunidades que se presenten.

A continuación, mencionaremos algunas de las matrices como herramientas adicionales para la planeación estratégica de tu empresa:

1. Matriz de factores externos: También conocida como EFE, esta herramienta te permite evaluar los factores externos que pueden ser considerados como amenazas u oportunidades. Ayuda a identificar los aspectos económicos, sociales, culturales, políticos, legales, tecnológicos y la competencia que tienen un impacto en el éxito de tu marca. Se asigna un puntaje a cada factor y se realiza un análisis ponderado.
2. Matriz de factores internos: También conocida como MEFI, esta herramienta analiza los aspectos internos de la empresa que influyen positiva o negativamente en su desempeño. Ayuda a comprender las fortalezas y debilidades a través de una auditoría interna. Es recomendable realizar este análisis antes de crear la planeación estratégica.
3. Matriz interna y externa: Esta herramienta combina los totales ponderados de la matriz EFI (factores internos) y los totales ponderados de la matriz EFE (factores externos). Se utiliza para la toma de decisiones estratégicas en carteras de negocios.
4. Matriz de posición competitiva: Esta herramienta permite realizar un estudio comparativo con la competencia y define los factores clave para el éxito. Ayuda a determinar la posición competitiva de tu empresa en relación con otras. Se consideran tanto los factores internos como los de las empresas competidoras.
5. Matriz FODA: Esta matriz o análisis FODA determina las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que afectan a tu empresa. Ayuda a tomar decisiones estratégicas para mejorar la situación actual y futura del negocio. Se recomienda realizar análisis sucesivos de esta matriz para adaptarse a los cambios en los factores internos y externos.
6. Matriz de la gran estrategia: Esta herramienta formula diferentes alternativas estratégicas basadas en la posición de tu empresa y sus cuadrantes, como el crecimiento de mercado y la posición competitiva. Indica si una estrategia debe ser agresiva, conservadora, defensiva o competitiva en función de los factores internos y externos.
7. Matriz cuantitativa MPCE: Esta herramienta evalúa de manera objetiva las estrategias alternativas, clasificándolas por prioridad. Ayuda a identificar las mejores estrategias para tu empresa al considerar factores críticos internos y externos. Se puede aplicar a cualquier tipo de organización y permite analizar múltiples estrategias simultáneamente.
8. Matriz de Ansoff: Esta herramienta ayuda a determinar la dirección estratégica de crecimiento de tu empresa. Permite identificar oportunidades de crecimiento y relacionar productos y mercados de acuerdo a su relevancia. Es una guía para crecer en el mercado actual o explorar otros mercados. Se utiliza junto con el análisis FODA y la información de tu empresa y del mercado.
9. Matriz de crecimiento BCG: Esta matriz analiza el portafolio de productos de la empresa en términos de crecimiento del mercado y participación en el mercado. Proporciona una visión estratégica del negocio en su conjunto y ayuda en la toma de decisiones sobre dónde invertir o no. Fue desarrollada por el Grupo Boston Consulting Group y sigue siendo relevante.

Además de estas matrices, existen otras herramientas de planeación estratégica disponibles que pueden apoyarte en esta labor.

Cómo hacer una planeación estratégica

1. Establece la misión, visión y objetivos

En esta etapa, es fundamental resumir la empresa estableciendo su misión, visión y objetivos que se desean alcanzar con el plan estratégico. Es importante involucrar a los gerentes, jefes de departamento o socios para obtener información valiosa al elaborar este documento.

Describe los servicios, productos y procesos de tu empresa: A continuación, detalla los servicios y productos que ofrece tu empresa, profundizando en los procesos internos que impulsan tus esfuerzos de ventas y distribución. Examina otros aspectos que ayuden a fortalecer tu posición en el mercado.

2. Evalúa tu mercado

Para evaluar el mercado, parte de la misión de tu empresa y determina los factores estratégicos que pueden tener un impacto relevante y significativo en tu negocio, considerando tus productos o servicios. Estos factores pueden estar relacionados con aspectos económicos, tecnológicos, de distribución, productos o servicios, actividades de comercialización, situación demográfica y social, entre otros. El objetivo de esta etapa es obtener información relevante que te ayude a definir acciones para aprovechar oportunidades y reconocer limitaciones.

3. Determina las metas de marketing

Establece las metas de marketing para posicionar tus productos o destacarlos por encima de la competencia. Detalla los esfuerzos necesarios para posicionar tu marca, los cuales deben estar alineados con tus objetivos. Al diseñar la estrategia, asegúrate de incluir los siguientes aspectos:

• Segmentación de mercado.
• Identificación del público objetivo.
• Estrategias de promoción y publicidad.
• Canales de distribución adecuados.
• Precios competitivos.
• Servicio al cliente de calidad.

4. Realiza el análisis con la matriz FODA

Por último, lleva a cabo el análisis FODA para describir la situación interna de tu empresa y el impacto del entorno externo. Recopila datos que te permitan conocer el perfil operativo de tu empresa. Este análisis es una herramienta importante en la planeación estratégica, ya que considera factores políticos, sociales y el estudio de la competencia.

Recuerda que estas etapas son fundamentales para llevar a cabo una planeación estratégica efectiva.

Cómo evaluar y minimizar riesgos en la planeación estratégica

Evaluar y mitigar riesgos en la planeación estratégica es un paso crucial para garantizar el éxito en la implementación de la estrategia. A continuación, se presentan los pasos que puedes seguir para lograrlo:

1. Identificar los riesgos potenciales: Realiza un análisis exhaustivo del entorno interno y externo de la organización para identificar los posibles riesgos que podrían afectar la implementación de la estrategia.
2. Evaluar la probabilidad e impacto: Evalúa la probabilidad de ocurrencia de los riesgos identificados y el impacto que tendrían en la organización si se materializan. Asigna una calificación o puntaje a cada riesgo en función de su probabilidad e impacto. Esto te ayudará a priorizar y enfocar tus esfuerzos de mitigación.
3. Desarrollar estrategias de atenuación: Define estrategias que incluyan acciones preventivas para reducir la probabilidad de que ocurran los riesgos, así como acciones de contingencia para mitigar el impacto en caso de que los riesgos se materialicen.
4. Asignar responsabilidades y recursos: Designa de manera clara las responsabilidades a las personas o equipos encargados de implementar las estrategias de mitigación.
5. Monitorear y revisar regularmente: Establece un proceso de monitoreo continuo para identificar cualquier cambio en el entorno que pueda afectar los riesgos identificados. Realiza revisiones periódicas de los riesgos y las estrategias de mitigación para asegurarte de que sigan siendo relevantes y efectivas.
6. Ajustar y adaptar: A medida que avanzas en la implementación de la estrategia, mantente abierto a ajustes y adaptaciones en las estrategias de mitigación. Si surge un nuevo riesgo o cambian las circunstancias, modifica tus estrategias de mitigación en consecuencia.

Recuerda que una comunicación efectiva en todas las etapas del proceso fortalecerá la planeación estratégica de tu empresa y te acercará más al éxito.