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Capacitación en CRM y seguimiento comercial
Un CRM no fracasa por estar mal configurado: fracasa porque el equipo no lo carga. Y no lo carga porque nadie le mostró para qué le sirve a él. Entrenamos el uso y el seguimiento sobre las oportunidades reales de la empresa: qué carga cada uno, cuándo, y qué obtiene a cambio.
El CRM está pago, configurado y vacío
La mayoría de los CRM que vemos no están mal armados: están vacíos. La licencia se paga todos los meses y los embudos están creados, pero al abrirlo hay tres oportunidades cargadas por la misma persona. Cargarlo le cuesta tiempo a quien vende y nunca le devolvió nada.
Se nota en cosas concretas:
- Nadie puede decir cuántas oportunidades abiertas hay sin preguntar de a uno
- Hay oportunidades abiertas hace cinco meses y nadie recuerda qué pasó
- Las etapas significan algo distinto para cada vendedor y el embudo no se puede leer
- El motivo de pérdida está vacío o dice «precio» en casi todos los casos
Esta es una de las páginas de la capacitación comercial in company: mismo formato —relevamiento, diseño sobre casos propios, taller, compromisos y revisión semanas después— aplicado a un tema angosto. La frase que ordena el programa: se entrena el uso, no la configuración.
Qué se entrena, fila por fila
El temario final sale del relevamiento, pero estas son las nueve cosas sobre las que trabajamos. En un programa entran cinco o seis, elegidas mirando el CRM de la empresa.
| Qué carga cada uno y qué recibe | Quién anota qué, cuándo, y qué obtiene esa persona a cambio. Sin la segunda parte no hay adopción, hay control |
| Las etapas y los criterios de paso | Qué tiene que haber ocurrido para mover una oportunidad de etapa. Si no está escrito, el embudo no se puede leer |
| Un hecho no es una intención | «Quedó en avisarme» no es una etapa: es una espera. El embudo lleno de intenciones hace pronosticar de más |
| La tarea siguiente, con fecha | Una oportunidad sin próxima acción agendada está perdida aunque figure abierta. Es la regla que más cambia cuántas se retoman |
| Qué se anota y qué no | Lo que le sirve al que atienda la próxima conversación: qué necesita, para cuándo y con quién decide. La charla no se transcribe |
| El motivo de pérdida | Se registra siempre, con categorías cerradas. Tres meses después esa columna dice si el problema es el precio, el plazo o el tipo de consulta |
| La base del que no compró | El que pidió precio y no cerró sigue ahí. Cómo se lo clasifica y con qué motivo concreto se lo vuelve a tocar |
| Los pocos números que devuelve | Oportunidades abiertas, cuántas sin próxima acción y por qué se pierden. Cómo se miran sin que el equipo lo sienta control |
| Cuando no son empleados | A un asesor a comisión no se le puede exigir que cargue. El programa se diseña sobre conveniencia propia, no sobre cumplimiento |
Lo que aparece cuando abrimos el CRM antes del taller
El relevamiento de este tema es corto: se mira el CRM que ya está en uso, con las oportunidades reales adentro. No hace falta preparar nada, y cuanto más desordenada esté la base, más material hay para el taller.
Lo que encontramos se repite: mayoría de oportunidades sin próxima acción, una etapa que acumula todo —un «en seguimiento» con cien contactos de hace un año— y una distancia grande entre el embudo y lo que la dirección cree que está por cerrar.
Nada de eso se arregla agregando campos. Se arregla acordando qué significa cada etapa y qué se hace al día siguiente. Ese acuerdo queda escrito como documento de método, para formar al que entre mañana.
Lo que pedimos ver antes del primer encuentro
- Cuántas oportunidades abiertas hay y desde cuándo
- Cuántas tienen una próxima acción con fecha
- Las etapas del embudo como están hoy
- Los motivos de pérdida de los últimos tres meses
- Quién carga y quién no
Cómo se entrena, en concreto
Con las oportunidades de esta semana
Los ejercicios se hacen sobre operaciones abiertas de la empresa. Cada uno ordena su cartera durante la sesión y sale con ella cargada.
Sin recomendar una marca
Entrenamos sobre la herramienta que la empresa ya tiene o está por contratar. Lo que se entrena son criterios de uso: se trasladan a cualquier plataforma.
Primero el acuerdo, después la pantalla
Etapas, criterios de paso y motivos de pérdida se cierran con el equipo. Un campo obligatorio sin acuerdo detrás se llena con cualquier cosa.
Con una revisión semanas después
Se abre el mismo CRM y se miran los números del principio. Es la forma honesta de saber si cambió el uso o solo el entusiasmo.
Esto es capacitación, no implementación
Elegir el CRM, instalarlo, armar los embudos, conectar WhatsApp y automatizar recordatorios es trabajo de implementación, y eso es un servicio. Está en ventas B2B y proceso comercial, donde el trabajo lo hacemos nosotros. Acá se entrena a la gente que ya tiene la herramienta —o está por tenerla— para que la use.
Y si todavía no hay herramienta, lo decimos con todas las letras: capacitar sobre un CRM que no existe no sirve. Se puede hacer antes un taller de etapas, criterios de paso y seguimiento, que después se traslada a cualquier sistema. Entrenar sobre una pantalla que nadie va a abrir el lunes, no.
Del otro lado pasa lo mismo: si lo que falta no es uso sino contactos para cargar, el tema es prospección; si las conversaciones se pierden en el teléfono de una persona, el tema es la atención por WhatsApp. Se entrenan distinto.
Seguí por acá
El CRM casi nunca es un tema solo. Estos son los lugares desde donde se lo suele mirar.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan cuando el tema es el CRM y el seguimiento.
¿sirve capacitar si todavía no tenemos crm?
Sirve a medias, y conviene decirlo antes: capacitar sobre un CRM que no existe no funciona, porque el equipo entrena sobre una pantalla que no va a abrir el lunes. Lo que sí se puede hacer es el acuerdo que después vive adentro de cualquier herramienta: cuáles son las etapas, qué tiene que pasar para mover una oportunidad y qué se hace con lo perdido.
¿qué crm recomiendan?
No recomendamos una marca por encima de otra, y no es una evasiva. La elección depende de cuántos canales de entrada hay, de cuánta gente lo va a usar, de si WhatsApp tiene que quedar adentro y del gasto mensual que la empresa quiera sostener. Elegir la herramienta es parte de una implementación, no de una capacitación: los criterios de uso que entrenamos se trasladan a cualquier plataforma.
¿los vendedores lo van a cargar?
Solo si les devuelve algo, y ese es el eje del programa. Un CRM que sirve únicamente para que la dirección controle se llena de datos falsos en dos meses. Por eso lo que se entrena se explica desde el lado del que carga: los recordatorios que le ahorran memoria, el historial a mano cuando el cliente vuelve a los cuatro meses, la cartera que no depende de acordarse.
¿y si el equipo son asesores independientes a comisión?
Cambia el diseño del programa, y es la primera pregunta que hacemos cuando el equipo es grande. A un empleado se le puede exigir que cargue; a un asesor que trabaja a comisión, no, y el que lo intenta consigue una base completada a las apuradas el día antes de la reunión. El programa se arma entonces sobre conveniencia propia: se entrena lo que le hace ganar operaciones, y el registro aparece como consecuencia.
¿se puede hacer con una planilla en vez de un crm?
Se puede, y en equipos de dos o tres personas a veces es lo razonable para empezar. Una planilla con oportunidad, responsable, etapa, próxima acción con fecha y motivo de pérdida resuelve buena parte de lo que se entrena acá. Lo que no resuelve es el volumen ni la conversación: cuando entran muchas consultas por día, o cuando el historial de WhatsApp tiene que quedar asociado a la oportunidad, se rompe.
¿cuánto sale una capacitación de este tipo?
No publicamos precios en esta etapa, pero sí de qué depende. Se cotiza el programa completo —relevamiento, diseño sobre los casos de la empresa, dos o tres encuentros espaciados por una o dos semanas y una revisión posterior—, nunca la jornada dictada por separado. Lo que mueve el número es cuánta gente participa, si hay que viajar y cuánto relevamiento hace falta antes de diseñar.
Empecemos por dos números de tu CRM
Cuántas oportunidades abiertas hay hoy y cuántas tienen una próxima acción con fecha. Con esas dos respuestas ya se ve si el problema es de uso, de criterio o de herramienta.
Solo uno de los tres se resuelve con una capacitación, y lo decimos antes de cotizar.
