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Capacitación comercial para gimnasios y centros deportivos

Entrenamos a la recepción y al equipo comercial sobre las consultas reales del centro. En este rubro la venta se define en dos momentos: el mensaje que pregunta el precio y las primeras cuatro semanas del socio nuevo. Los dos se entrenan.

Se trabaja mucho el alta y casi nada la permanencia

La cuenta de un gimnasio se cierra con dos números: cuántos entran y cuántos se van. Casi toda la energía del negocio está puesta en el primero —la promoción de enero, el cartel, la campaña— y el segundo se mira recién cuando la facturación baja.

Pero el socio que se da de baja en el mes tres ya se había ido antes: dejó de venir en la segunda semana, nadie lo notó y nadie le escribió. Recuperar a esa persona cuesta mucho menos que conseguir una nueva, y además ya sabe dónde queda, cuánto sale y cómo funciona.

Lo mismo del otro lado del mostrador: la consulta de precio llega con tres o cuatro centros abiertos en el celular y se queda con el que contesta primero, más claro y con lo que la persona preguntó. Eso es una conducta y se entrena.

Cómo trabajamos —relevamiento, taller sobre casos propios, compromisos y revisión posterior— está en capacitación comercial.

Qué se entrena

El temario sale del relevamiento, y acá miramos dos cosas: las conversaciones de las últimas semanas y el histórico de altas y bajas del último año, que es donde aparece el verdadero problema del negocio.

La consulta de precioEs la que más entra y la peor respondida. Qué se contesta, qué se pregunta antes y cómo se invita a venir sin sonar a vendedor
Respuesta fuera de horaLas consultas entran a la noche y el fin de semana, que es cuando la persona decide empezar. Quién contesta y con qué
La visita y la clase de pruebaQué se muestra, en qué orden y qué se pregunta. La visita es la instancia que más convierte y la que menos se prepara
El cierre del altaOfrecer el plan que corresponde al objetivo de la persona, y no siempre el más barato ni siempre el más caro
Las primeras cuatro semanasEl período donde se define si el socio se queda. Quién lo saluda, quién nota que faltó y quién le escribe
Detección temprana de la bajaQué señal mirar en el sistema de accesos y qué se hace el día que aparece, no el mes siguiente
La conversación de la bajaPreguntar el motivo real, ofrecer una alternativa cuando corresponde y dejar la puerta abierta
Recuperación del ex socioLa lista de los que se fueron el último año. Con qué se vuelve, cuándo y qué no hay que ofrecerles

Las primeras cuatro semanas valen más que toda la promoción

El socio nuevo llega con una decisión tomada y con una expectativa alta, y ahí es donde el centro tiene toda la ventaja. Si en las primeras semanas alguien le habla por el nombre, le arma una rutina y nota cuando falta dos veces seguidas, la permanencia cambia sola.

Casi ningún centro lo tiene organizado, y no por desinterés: la recepción está atendiendo, los profesores están dando clase y nadie tiene asignada esa tarea. Es un problema de circuito, no de gente, y se resuelve definiendo quién hace qué en la semana uno, la dos y la cuatro.

Es también lo más barato de arreglar. No hace falta comprar nada: con el sistema de accesos que ya está y una persona a cargo alcanza para saber quién dejó de venir esta semana. El compromiso típico que sale del programa es ese, con el número puesto por el equipo.

Lo que pedimos antes de cotizar

  • Cuántas consultas entran por semana y por qué canal
  • Cuántas altas y cuántas bajas hubo el último año
  • Cuánto tiempo promedio se queda un socio
  • Si el sistema registra asistencia y quién lo mira
  • Cuántas reseñas tiene la ficha de Google
  • Veinte conversaciones reales de las últimas semanas

Para qué tipo de centro es

Gimnasios y centros de musculación

Volumen alto de socios, rotación fuerte y una recepción que atiende, cobra y responde el WhatsApp al mismo tiempo.

Estudios y disciplinas por turno

Funcional, pilates, artes marciales, natación. Grupos chicos, cupos y una relación más personal que hace la retención más trabajable.

Clubes y complejos deportivos

Varias actividades, cuota social y familias enteras. La venta cruzada entre actividades suele ser el crecimiento más accesible.

El formato que mejor funciona acá

El equipo de un centro rota y trabaja por turnos, así que el programa tiene que estar pensado para eso. Los encuentros se hacen en el horario de menor movimiento y, cuando hay turno mañana y turno tarde, se repite la sesión para que nadie quede afuera. Un protocolo que conoce la mitad del equipo no es un protocolo.

Lo que queda escrito importa más que en otros rubros, justamente por la rotación: cuando entra alguien nuevo a recepción tiene que haber un documento con qué se contesta, cómo se recibe al socio nuevo y qué se hace con el que dejó de venir. Eso es parte del entregable.

Si el problema es que entran pocas consultas, la capacitación no es lo primero. En este rubro la búsqueda es local y visual: la ficha de Google, las reseñas y las fotos reales del lugar devuelven antes. Está en programas de marketing local y en el programa del sector.

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Preguntas frecuentes

A los dos, porque el resultado depende de los dos. La recepción trabaja la consulta, la visita y el alta. Los profesores son los que ven al socio todos los días y los primeros que pueden notar que alguien dejó de venir. En los centros donde el profesor saluda por el nombre y pregunta por la falta, la permanencia es otra, y eso se puede acordar y sostener sin que nadie deje de dar clase.

Dando el precio, pero no solo el precio. El error más común es contestar con un número suelto, y el otro es no contestarlo y pedir que venga: los dos hacen que la persona siga con el siguiente centro de la lista. Lo que funciona es responder lo que preguntó, agregar qué incluye, preguntar qué está buscando e invitarla con una fecha concreta. Se entrena con las conversaciones reales de la semana pasada.

Sirve, y por eso el entregable escrito pesa tanto. En un centro con rotación alta, lo que sostiene el resultado no es lo que aprendió una persona sino el documento que le queda a la que entra: qué se contesta, cómo se recibe al socio nuevo, qué se hace con el que faltó dos semanas. Eso lo armamos durante el programa con el equipo que está.

Es uno de los bloques y suele ser el que más rápido devuelve. Se arma la lista de bajas del último año con el sistema, se separa por motivo cuando se conoce, y se define con qué se vuelve a contactar a cada grupo. El que se fue por precio y el que se fue porque cambió de horario no reciben el mismo mensaje. El equipo practica con esa lista, que es la que va a trabajar la semana siguiente.

No. La capacitación entrena el uso y deja escrito el criterio; la implementación de herramientas se cotiza aparte. Lo que sí hacemos es mirar qué información ya guarda el sistema que hoy nadie está usando, que en este rubro suele ser bastante: asistencia, antigüedad y motivos de baja.

El formato habitual son dos o tres encuentros de unas tres horas, espaciados por una o dos semanas, más una revisión posterior. De punta a punta suelen ser cuatro a seis semanas. Si hay turno mañana y turno tarde, cada encuentro se repite, y eso conviene contemplarlo en la agenda desde el principio.

Sí, y con margen. Llegar entrenado a la ola de consultas de principio de año o de primavera cambia bastante el aprovechamiento, porque el problema en esas semanas no es la falta de demanda sino la cantidad de consultas que se responden mal por volumen. Empezar unas semanas antes permite que los acuerdos ya estén rodados cuando llega el pico.

No. La cantidad de socios depende de cuántas consultas lleguen, de la competencia de la zona y del precio, y nada de eso lo controla una capacitación. Lo que sí se puede comprobar semanas después es si bajó el tiempo de primera respuesta, si el socio nuevo tiene un contacto en las primeras semanas y si alguien está mirando quién dejó de venir. Son tres conductas medibles y están bajo control del equipo.

Empecemos por las altas y las bajas del último año

Cuántos entraron, cuántos se fueron y en qué mes de su membresía se fueron. Ese número ordena toda la conversación, y casi siempre sorprende al dueño.

La reunión de encuadre no tiene costo. De ahí sale el temario, y recién después el presupuesto.

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